Þegar kveikt hefur verið á móttöku skjala birtist hver birgjareikningur sem berst í tölvupósti í Yfirferð skjala svo þú getir farið yfir hann áður en hann verður að reikningi. NexerIQ les hvern reikning fyrir þig og fyllir út upplýsingarnar, en ekkert er bókað í bókhaldið þitt eða á lagerinn fyrr en þú samþykkir það — svo þú átt alltaf lokaorðið. Þessi leiðbeining leiðir þig í gegnum yfirferð, leiðréttingu og samþykki reiknings. Það er auðveldara en að slá þá inn handvirkt, og þú þarft ekki bókhaldsbakgrunn til að fylgja henni.

Opnaðu yfirferðarlistann

1. Farðu í Innkaup → Yfirferð skjala.
2. Þú sérð lista yfir reikninga sem bíða þín, með Birgja, Reikningsnúmeri, greindri tegund, Heildarupphæð, hvort til sé Tillaga að móttöku (vörur til að taka á lager), og hvenær hann barst.
3. Smelltu á nafn birgja til að opna reikninginn til yfirferðar.

Skoðaðu upprunalega skjalið

Yfirferðarglugginn sýnir upprunalega reikninginn nákvæmlega eins og hann barst — opnaðu meðfylgjandi PDF eða mynd til að sjá skjal birgjans á meðan þú ferð yfir. Þannig geturðu staðfest upplýsingarnar gegn raunverulega reikningnum áður en þú samþykkir nokkuð.

Farðu yfir og leiðréttu upplýsingarnar

NexerIQ fyllir út birgja, skattnúmer, reikningsnúmer, dagsetningar, gjaldmiðil, og nettó-, skatt- og heildarupphæð. Allt sem það var ekki fullvisst um er auðkennt svo þú vitir hvar á að líta.

1. Berðu reitina saman við upprunalega skjalið.
2. Leiðréttu allt sem er rangt eða vantar — bara sláðu inn í reitinn.
3. Smelltu á Vista. NexerIQ fer aftur yfir reikninginn með leiðréttingum þínum og, ef þú lagaðir nafn eða skattnúmer birgjans, reynir aftur að para hann við birgja í skránum þínum.

Ef birgirinn er ekki enn til í NexerIQ, bættu honum við fyrst (sjá Að bæta við og stjórna birgjum), vistaðu síðan leiðréttingarnar svo hægt sé að para reikninginn.

Samþykktu reikninginn

Þegar upplýsingarnar líta rétt út, veldu hvernig á að samþykkja hann:

• Staðfesta og taka á móti — notaðu þetta þegar reikningurinn inniheldur vörur sem þú heldur á lager. Farðu yfir tillögulínurnar (breyttu magni eða kostnaði, eða taktu hakið af línu sem þú vilt ekki), veldu Vöruhús til að taka á móti í, og staðfestu. NexerIQ bókar vörurnar á lager og býr til drög að reikningi.
• Samþykkja án móttöku — notaðu þetta fyrir þjónustureikninga, eða þegar þú vilt ekki taka vörur á lager. NexerIQ býr aðeins til drög að reikningi.
• Hafna — notaðu þetta ef þetta er ekki gildur reikningur (ruslpóstur, tvítekning eða rangt skjal). Gefðu upp stutta ástæðu; drögunum er eytt.

Hvað gerist næst

Að samþykkja reikning býr til drög að reikningi í Reikningar og greiðslur. Þaðan ferð þú yfir hann, bókar hann og greiðir hann eins og hvern annan birgjareikning — sjá Skráning birgjareikninga. Ef þú staðfestir móttöku eru vörurnar þegar komnar á lager í vöruhúsinu sem þú valdir.

Hver má gera hvað

Hver sem hefur heimild til að skoða reikninga getur opnað Yfirferð skjala. Að breyta upplýsingum, samþykkja og hafna krefst heimildar til að stjórna reikningum, og að staðfesta móttöku á vörum (sem bókar á lager) krefst lagerheimildar. Ef hnapp vantar, spurðu kerfisstjórann þinn um aðgang þinn.

Ábending: auðkenndir reitir eru NexerIQ að segja þér „vinsamlegast tvítékkaðu þennan reit". Fljótlegt augnkast á upprunalega skjalið og eitt Vista er venjulega allt sem þarf — samþykktu svo af öryggi.