NexerIQ getur tekið á móti reikningum frá birgjum í tölvupósti og breytt þeim í drög að reikningum fyrir þig — enginn handvirkur innsláttur. Hvert fyrirtæki fær sitt eigið einkanetfang fyrir móttöku; allt sem sent er þangað er lesið sjálfkrafa, parað við réttan birgja og vörur, og sett á yfirferðarlista sem þú ferð yfir. Þessi leiðbeining sýnir þér hvernig þú kveikir á móttökunni og stillir hana. Ekki hafa áhyggjur ef tölvupóstuppsetning er ekki þín sterka hlið — þetta er einskiptisverk og NexerIQ sér um þunga vinnu þegar kveikt hefur verið á henni.
Þegar reikningur berst á móttökunetfangið þitt les NexerIQ skjalið, finnur út birgjann, upphæðirnar og allar vörulínur, og býr til færslu í Yfirferð skjala (undir Innkaup). Ekkert er bókað sjálfkrafa í bókhaldið þitt — þú ferð yfir hvern reikning og samþykkir hann, svo þú hefur stjórnina. Þar sem pörun byggir á innihaldi reikningsins virkar hún hvort sem birgirinn sendir þér beint eða þú framsendir reikninginn sjálf.
Þetta er lágmarkið sem þarf til að byrja að taka á móti reikningum. Valkostirnir hér að neðan gera þér kleift að herða öryggi og stýringu.
Þegar móttaka er tiltæk birtist netfang fyrirtækisins efst á spjaldinu Móttaka skjala með Afrita hnappi. Það lítur út eins og yourorg_yourcompany@invoice.nexeriq.com. Deildu þessu netfangi með birgjunum sem þú vilt fá reikninga frá, eða framsendu reikninga á það úr þínu eigin pósthólfi.
Ef ekkert netfang birtist hefur ekki enn verið kveikt á móttöku í tölvupósti fyrir fyrirtækið þitt — biddu NexerIQ kerfisstjórann þinn að virkja hana og netfangið mun birtast.
Notaðu Leyfð sendandalén til að taka aðeins við reikningum frá sendendum sem þú treystir. Sláðu inn eitt eða fleiri lén aðskilin með kommum — til dæmis supplier.com, forward.example. NexerIQ hunsar þá póst frá öllum öðrum lénum, sem heldur ótengdum eða óæskilegum pósti frá yfirferðarlistanum þínum. Skildu reitinn eftir auðan til að taka við pósti frá hvaða sendanda sem er.
Sláðu inn Netfang fyrir bilanatilkynningar (til dæmis finance@yourcompany.com) sem tengilið fyrir vandamál með innkomin skjöl — til dæmis tölvupóst án læsilegs viðhengis. Það er vistað með móttökustillingunum þínum svo fjármáladeildin hefur skýran ábyrgðaraðila fyrir því sem þarf athygli.
Þegar reikningur inniheldur vörur sem þú heldur á lager getur NexerIQ lagt til móttöku á vörum samhliða drögum að reikningi. Til að það virki þarftu að hafa Vöruhús virk og að minnsta kosti eitt vöruhús uppsett — þú velur í hvaða vöruhús skal taka á móti þegar þú samþykkir reikninginn. Sjá Uppsetning vöruhúsa ef þú hefur ekki gert þetta enn. Reikningar fyrir eingöngu þjónustu þurfa ekkert af þessu.
Mörg fyrirtæki kjósa að halda áfram að birta vingjarnlegt netfang eins og invoice@yourcompany.com fyrir birgja og framsenda einfaldlega allt á NexerIQ móttökunetfangið sitt. Ef þú vilt gera það, sjá Framsending birgjareikninga í tölvupósti fyrir skref-fyrir-skref reglur í Microsoft 365 og Gmail.
Ábending: til að prófa móttökuna, virkjaðu hana og skildu Leyfð sendandalén eftir auð, framsendu svo einn reikning og fylgstu með honum birtast í Innkaup → Yfirferð skjala. Þegar þú ert ánægð, bættu við traustum sendandalénum til að læsa henni.